Auftragsverarbeitungsvereinbarung

1. Parteien und Gegenstand

1.1 Verantwortlicher ist der Vermieter, der „Isch frei?“ nutzt („du“). Auftragsverarbeiter ist Jan Nenning, Unterdorf 56, Unterdorf 56, 6943 Riefensberg, Österreich („wir“). Diese Vereinbarung kommt zustande, wenn du die AGB annimmst, und gilt, solange wir für dich Daten verarbeiten.

1.2 Wir verarbeiten die Daten deiner Gäste, damit dein Kalender funktioniert: Anfragen entgegennehmen und speichern, sie dir zeigen, per E-Mail schicken und, wenn du es einschaltest, ohne Namen aufs Handy melden, Angebote, Absagen, Bestätigungen und Mitteilungen über eine Rückzahlung in deinem Namen an deine Gäste schicken, wenn du das auslöst, und belegte Tage aus deinen Kalender-Links abgleichen. Hast du Kartenzahlung eingerichtet, schicken wir deinem Zahlungsdienst Stripe für jede Zahlung die Angaben zur Buchung (Punkt 3.5), vermerken, ob bezahlt ist, und lassen Stripe zurückzahlen, wenn du beim Stornieren einen Betrag bestätigst. Dazu speichern wir deine Notiz zu jeder Belegung, melden dir Überschneidungen zweier Buchungen und zeigen deinen Putzplan samt deinen Notizen den Personen, denen du seinen Link gibst (Punkt 3.3).

2. Welche Daten, wessen Daten

2.1 Betroffen sind deine Gäste und Interessenten, die über deinen Kalender anfragen, die du selbst einträgst oder die über eine Plattform gebucht haben, Personen, über die du etwas in eine Notiz schreibst, Personen auf Fotos, die du hochlädst, Gäste, die auf deiner Kalenderseite direkt eine Bewertung abgeben, sowie Gäste, deren Bewertungen du auf deiner Kalenderseite zitierst.

2.2 Verarbeitet werden: Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer (wenn angegeben), An- und Abreise, Zahl der Erwachsenen, Kinder und Haustiere, die Nachricht des Gastes, die Sprache der Anfrage, der angezeigte und der bestätigte Preis, der Stand der Anfrage mit Zeitpunkten, bei Kartenzahlung Stripes Kennung der Zahlung und einer Rückzahlung samt dem zurückgezahlten Betrag, der Inhalt der Mails an den Gast, beim Absenden einer Anfrage ein Hashwert des Netzbereichs der IP-Adresse (höchstens 24 Stunden, zum Schutz vor Missbrauch; die Adresse selbst speichern wir nicht) und die Fotos deiner Unterkunft. Aus deinen Kalender-Links übernehmen wir nur belegte Tage und bei Airbnb den Reservierungscode einer Buchung, keine Namen, Telefonnummern oder anderen Beschreibungen. Dazu kommt, was du selbst zu einer Belegung schreibst: deine Notiz (höchstens 1000 Zeichen), die auch der Putzplan zeigt (Punkt 3.3). Zitierst du Bewertungen aus deinen Inseraten (AGB 3.6), verarbeiten wir dazu deren Text, den Vornamen der Bewertenden, die Plattform und den Monat; deine Kalenderseite zeigt sie öffentlich. Bewerten deine Gäste direkt bei „Isch frei?“ (AGB 3.7), verarbeiten wir den Vornamen, den sie angeben, Sterne, Text, Monat und Sprache des Aufenthalts, ob er über deinen Kalender gebucht oder von dir eingetragen wurde, deine Antwort, wann du die Bestätigung gegeben hast, und die Zeitpunkte; den Link speichern wir nur als Hashwert. Deine Kalenderseite zeigt Vorname, Monat, Sterne, Text, Herkunft und deine Antwort öffentlich. Meldungen zu Bewertungen bearbeiten wir als eigener Verantwortlicher nach dem Digital Services Act, nicht in deinem Auftrag. Schickst du uns über „Hilfe“ in der Rezeption ein Bildschirmfoto, kann es Daten deiner Gäste zeigen; wir verwenden es nur, um dir zu antworten. Gespeichert wird es in „Isch frei?“ nicht, es liegt nur in der Mail an uns (Anlage 2).

2.3 Besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO) sind nicht vorgesehen. Schreibt ein Gast von sich aus solche Angaben in seine Nachricht, behandeln wir sie wie alle anderen. Schreib in Notizen nur, was du und deine Reinigung dafür brauchen, und keine solchen Angaben.

3. Deine Weisungen

3.1 Wir verarbeiten die Daten nur so, wie du es mit deinen Einstellungen und Handlungen in „Isch frei?“ festlegst, und nach weiteren Weisungen per E-Mail. Hält uns ein Gesetz zu einer anderen Verarbeitung an, sagen wir dir das vorher, soweit wir dürfen.

3.2 Halten wir eine Weisung für rechtswidrig, sagen wir es dir sofort und dürfen sie aussetzen, bis du sie bestätigst oder änderst.

3.3 Den Link zu deinem Putzplan öffnest du in der Rezeption und gibst ihn weiter, wem du willst, etwa deiner Reinigungskraft. Damit weist du uns an, diesen Personen den Putzplan zu zeigen; sie sind Empfänger der Daten, die er enthält. Wer den Link hat, sieht ohne Anmeldung die An- und Abreisetage der nächsten acht Wochen, die Zahl der Personen, soweit sie bekannt ist, deine Notizen zu diesen Belegungen und wie viele Gäste in diesem und im letzten Monat abgereist sind. Namen, Kontaktdaten, Preise und Plattformen zeigt der Putzplan nie, außer du schreibst sie selbst in eine Notiz; schreib darum nur hinein, was die Empfänger wissen dürfen. Gib ihn nur Personen, die ihn vertraulich behandeln. Erzeugst du einen neuen Link, gilt der alte sofort nicht mehr.

3.4 Gibst du dein Passwort weiter, etwa deiner Reinigungskraft, sieht diese Person in der Rezeption alle Daten deiner Gäste. Sie arbeitet dann unter deiner Aufsicht (Art. 29 DSGVO): Du sorgst dafür, dass sie die Daten vertraulich behandelt und nur für deine Vermietung nutzt. Ein neues Passwort oder „Überall abmelden“ in der Rezeption beendet ihren Zugang sofort.

3.5 Richtest du Kartenzahlung ein (AGB 2.7), weist du uns an, Stripe für jede Zahlung über einen Zahl-Link Unterkunft, Zeitraum, Preis, Buchungsnummer und die E-Mail-Adresse des Gastes zu übermitteln, damit Stripe die Zahlung auf deinem Stripe-Konto abwickelt und dem Gast den Beleg schickt. Stripe ist dein eigener Zahlungsdienst, mit dem du selbst einen Vertrag hast, und kein Unterauftragsverarbeiter von uns; was Stripe mit den Daten tut, regelt dein Vertrag mit Stripe. Stornierst du eine so bezahlte Buchung und bestätigst einen Betrag zum Zurückzahlen, weist du uns an, Stripe diesen Betrag mit der Kennung der Zahlung zu übermitteln und deinem Gast eine kurze Mail darüber zu schicken. Kartendaten sehen und speichern wir nie. Von Stripe erhalten wir nur, ob und wann bezahlt wurde, und die Kennungen der Zahlung und einer Rückzahlung. Trennst du Kartenzahlung, übermitteln wir nichts mehr.

4. Unsere Pflichten

4.1 Wer bei uns mit den Daten arbeitet, ist zur Vertraulichkeit verpflichtet. Derzeit ist das nur Jan Nenning.

4.2 Wir schützen die Daten mit den Maßnahmen in Anlage 1 und passen sie dem Stand der Technik an, ohne das Schutzniveau zu senken.

4.3 Wir helfen dir, wenn Gäste ihre Rechte geltend machen (Auskunft, Berichtigung, Löschung und so weiter): Anfragen kannst du in der Rezeption selbst einsehen und löschen, Notizen ändern und leeren, bei allem anderen unterstützen wir dich. Wendet sich ein Gast direkt an uns, leiten wir ihn an dich weiter.

4.4 Bemerken wir eine Verletzung des Schutzes der Daten, sagen wir dir das unverzüglich, spätestens 48 Stunden nachdem wir davon erfahren, und helfen dir bei den Meldungen an die Datenschutzbehörde und an deine Gäste.

4.5 Wir unterstützen dich bei einer Datenschutz-Folgenabschätzung, wenn du eine brauchst.

4.6 Wir geben dir alle Auskünfte, die du zum Nachweis dieser Pflichten brauchst, und ermöglichen Überprüfungen durch dich oder einen von dir beauftragten Prüfer nach Absprache mit angemessener Vorlaufzeit.

5. Unterauftragsverarbeiter

5.1 Du stimmst den Unterauftragsverarbeitern in Anlage 2 zu. Einen neuen oder anderen kündigen wir dir mindestens 30 Tage vorher per E-Mail an. Du kannst aus wichtigem datenschutzrechtlichem Grund widersprechen; finden wir keine Lösung, kannst du das Abo zu diesem Tag kündigen und bekommst den Rest des Jahrespreises zurück.

5.2 Wir verpflichten jeden Unterauftragsverarbeiter vertraglich auf dieselben Pflichten zum Schutz der Daten, wie sie hier stehen.

6. Daten außerhalb der EU

6.1 Die Daten deines Kalenders werden in Rechenzentren in der EU gespeichert und verarbeitet. Cloudflare nimmt Aufrufe im nächstgelegenen Rechenzentrum entgegen, das auch außerhalb der EU liegen kann.

6.2 Cloudflare und Resend sind Unternehmen mit Sitz in den USA. Resend speichert die Mails und ihre Protokolle 30 Tage lang in den USA, Sicherungen davon sieben Tage. Grundlage dafür sind die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission in ihren Auftragsverarbeitungsverträgen; zusätzlich sind beide nach eigener Angabe dem EU-US Data Privacy Framework beigetreten. Eine Kopie dieser Garantien schicken wir dir auf Anfrage.

6.3 Benachrichtigungen aufs Handy gehen über den Push-Dienst, den der Browser deines Geräts vorgibt (etwa Google, Apple, Mozilla oder Microsoft), auch in die USA. Sie enthalten keine Namen oder Kontaktdaten deiner Gäste, nur Unterkunft, Tage, Nächte und Personen, und sind so verschlüsselt, dass nur dein Gerät sie lesen kann; der Push-Dienst leitet sie nur weiter und hat keinen Zugang zu ihrem Inhalt. Er ist darum kein Unterauftragsverarbeiter. Schaltest du keine Benachrichtigungen ein, geht nichts dorthin.

7. Ende der Verarbeitung

Endet der Vertrag, kannst du die Daten deiner Gäste noch 30 Tage in der Rezeption einsehen (AGB 6.5); danach löschen wir sie alle, soweit uns kein Gesetz zur Aufbewahrung verpflichtet. Löschst du dein Konto in der Rezeption selbst (AGB 6.6), löschen wir sofort. Eine Kopie lädst du vorher in der Rezeption selbst herunter (AGB 6.8); auf Wunsch schicken wir sie dir auch als Datei. Anfragen löscht „Isch frei?“ schon während des Vertrags von selbst, 90 Tage nach der Abreise oder nach einer anderen Frist, die du uns per E-Mail vorgibst, ebenso vergangene Aufenthalte von den Plattformen und vergangene Sperren. Notizen gehen mit ihrer Belegung, spätestens mit dieser Frist. Bewertungen deiner Gäste (AGB 3.7) bleiben, bis der Gast seine löscht, du alle löschst oder die Unterkunft endet; ein nicht genutzter Link mit dem Vornamen verfällt 60 Tage nach dem Erzeugen. Aus den Sicherungen der Datenbanken (Anlage 1) verschwinden gelöschte Daten spätestens 30 Tage danach.

8. Haftung und Schluss

Für die Haftung gilt Art. 82 DSGVO, im Übrigen gelten die AGB. Bei Widersprüchen geht diese Vereinbarung den AGB in Fragen des Datenschutzes vor. Es gilt österreichisches Recht.

Anlage 1: Technische und organisatorische Maßnahmen (Art. 32 DSGVO)

• Trennung: Jede Unterkunft hat eine eigene Datenbank (ein eigenes Objekt). Eine Abfrage kann nur die Daten dieser einen Unterkunft erreichen.
• Ort: Die Datenbanken sind auf Rechenzentren in der EU festgelegt.
• Zugang: Anmeldung mit deinem Passwort (mindestens 12 Zeichen; wir speichern nur einen gesalzenen Hashwert, PBKDF2) oder mit einem Einmal-Link an deine E-Mail-Adresse, 30 Minuten gültig (aus unserer Betriebsübersicht 24 Stunden); auch vom Link speichern wir nur einen Hashwert. Die Anmeldung gilt auf dem Gerät, bis es ein Jahr lang nicht benutzt wurde; ein neues Passwort beendet alle anderen Anmeldungen, ein Passwort ändern geht nur mit dem bisherigen (oder bis 30 Minuten nach einer Anmeldung per Link), und du oder wir können alle Anmeldungen und offenen Links auf einmal beenden. Wer dein Passwort von dir hat, etwa deine Reinigung, ist angemeldet wie du (AVV 3.4); auch ihr Zugang endet so. Begrenzte Zahl von Versuchen pro Viertelstunde, je Netzbereich, je Adresse und je Konto; die Zähler halten den Netzbereich nur als Hashwert. Anfragen je Unterkunft und Stunde sind begrenzt. Mails an Gäste sind je Konto und Tag und je Empfänger begrenzt; eine neue Adresse für deine Benachrichtigungen gilt erst, wenn sie über einen Link an sie bestätigt ist. Der Putzplan ist nur über einen Link mit einem langen Zufallswert erreichbar, den Suchmaschinen nicht aufnehmen und den der Browser nicht an andere Seiten weitergibt; ein neuer Link macht den alten sofort ungültig.
• Übertragung: Nur verschlüsselt (HTTPS). Mails über Resend mit TLS, signiert (DKIM).
• Eingaben: Formulare prüfen jede Eingabe auf dem Server; Seiten laden keine fremden Skripte, Schriften oder Tracker und verbieten fremde Skripte per Content-Security-Policy.
• Geheimnisse: Kalender-Links werden nie ganz angezeigt und nie in Protokolle geschrieben. Private Angaben kommen nie in eine Adresszeile.
• Protokolle: Einzelne Aufrufe werden nicht protokolliert. Unsere eigenen Fehlerzeilen enthalten keine Namen, E-Mail- oder IP-Adressen, Links oder Schlüssel und werden nach höchstens sieben Tagen gelöscht.
• Datensparsamkeit: Aus den Kalender-Links der Plattformen nur belegte Tage und Airbnbs Reservierungscode. Benachrichtigungen aufs Handy ohne Namen, Kontaktdaten und Preise; der Putzplan zeigt davon nur, was du selbst in eine Notiz schreibst.
• Löschung: Automatisch nach der eingestellten Frist nach der Abreise, samt Notizen; beim Entfernen einer Unterkunft sofort; 30 Tage nach Vertragsende das ganze Konto, auf deinen Wunsch sofort; ein nie benutztes Konto nach 60 Tagen; offene Anmeldungen und abgelaufene Links stündlich; Zähler aus dem Missbrauchsschutz nach 24 Stunden, Zähler zu Gast-Adressen (nur als Hashwert) nach zwei Tagen. Mit dem Konto löschen wir deinen Kunden bei Stripe; Rechnungen bleiben dort, solange das Gesetz es verlangt.
• Verfügbarkeit und Sicherung: Cloudflare speichert die Datenbanken mehrfach und hält für jede eine Wiederherstellung auf jeden Zeitpunkt der letzten 30 Tage bereit, in denselben Rechenzentren in der EU. Wir greifen darauf nur zurück, um nach einem Fehler einen Stand wiederherzustellen. Jede Anfrage geht zusätzlich als E-Mail an dich.
• Unsere Geräte: Festplatten verschlüsselt, Zugänge zu Cloudflare und Resend mit Zwei-Faktor-Anmeldung, Passwort-Manager.
• Überprüfung: Automatische Tests prüfen bei jeder Änderung die Trennung der Konten, dass keine Kalender-Links in Seiten oder Protokollen landen und dass keine Fehlerzeile eine E-Mail-Adresse oder einen Schlüssel enthält.

Anlage 2: Unterauftragsverarbeiter